先想過再開口,讓人一聽就懂的說話3訣竅

先想過再開口,讓人一聽就懂的說話3訣竅

來源:兰图网

在日常對話或工作場合中,時常會碰到有人在敘事或報告時講得不清不楚又沒重點,讓人忍不住說「請講重點好嗎!」這種事不僅會發生在一般人身上,就算是學有專精的優秀人士也一樣會為了不知道該如何清楚表達自己的想法而苦惱不已。
說話「有重點」,必須具備整理資訊的能力,才能簡單明瞭的傳遞訊息,讓人一聽就懂。掌握以下3個訣竅,讓你說出清晰易懂的語句:

1. 先想好再說話

說話前若沒有事先想好內容,話題跳來跳去,容易使聽眾抓不到重點。

「祕書,請把A公司寄來的信轉給我。還有,幫我把B公司的預約改到明天10點。噢!今天傍晚前,做好C公司的估價單,還要放進顧客特別折扣的項目。對了,剛剛說的B公司的預約地點,改在他們公司。」
這段就是典型的「想到什麼說什麼」的說話方式,重點模糊,讓人難以迅速的接收資訊。

分析這段話,他想說的共有四件事:「寄A公司的郵件」、「更改B公司的預約時間至10點」、「製作C的估價單」、「變更B公司的預約地點」。
將這些事項分門別類,資訊就會更清楚:「寄出A公司郵件」、「製作C的估價單」,及變更事項:「更改B公司的預約時間至10點」、「變更B公司的預約地點」。

2. 預告談話內容

一開始就講清楚談話的大綱。以上述電話留言為例,應在開頭時就說:「我有兩件事要請你協助,一件事想請你幫忙的事,另一件事是變更事項,想情你幫忙的是……」
只要在最初加上預告,在分別詳述細節,接收者就能夠掌握話題全貌,更容易理解接下來的內容。

3. 直接回答對方的問題

在你對某人提出問題卻得到一個牛頭不對馬嘴的答案時,你難免會納悶:是你問的不夠清楚,還是對方沒聽懂你的問題?
部長:「每天早上的業務話術訓練,都有確實進行了嗎?」
屬下:「我們的訓練相當有系統。做法是開始進行訓練時,先明確舉出當天要達成的目標。訓練結束後,還會互相確認能不能達成目標,確認成果。」

屬下回答沒重點的原因在於,他沒有自覺到問題和答案是否吻合。部長提出的問題是「訓練『是否』如實進行」,屬下應該針對這個問題回答「有或沒有」,再敘述訓練已確實進行的具體根據,而不是直接描述訓練狀況。

資料來源:https://www.managertoday.com.tw/articles/view/46643

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Posted date: 2020/01/16
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