總是在開沒有效率的會議嗎?您需要了解的會議要點

總是在開沒有效率的會議嗎?您需要了解的會議要點

您是否在開會時總有以下困擾:
會議時間總是不斷的延長,卻還是沒有一個好的結論?
會議時總是沒有重點,結束時還是沒有好的提案?
在這裡我們提供幾點會議時的要點,供您參考

1. 訂好當天會議主題與目標

為了避免耗費時間也得不出結論,或話題東拉西扯,最重要的是讓所有參加者具體了解「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。
建議先以具體的表達方式寫在白板上,讓所有參加者開會時,視線隨時都能看到這些文字。

會議項目時間分配

2. 會議項目時間分配

迎新儀式等公司的活動、研修會、研究發表會及聚會等,因為時間有限,一定要做好時間分配。在這段時間內想要執行幾項內容,就必須要針對各項內容分配時間。
很多公司平時開會時因不會分配時間,導致不時出現「今天的會議希望能做出四項決定,到最後卻一個也沒決定。」的情形。
建議您會議時間分配也像會議主題和目標一樣,清楚寫在白板上,提醒所有成員在規定時間內討論,以利會議順利進行。

3. 不開不必要的會議

在過去的世代,想要與所有成員共享資訊及交換意見,唯一的方法就是決定好時間與地點,將所有人聚集在一起。而現在因網路發達,使用雲端或通訊軟體即可做到共享資訊、資料及簡單的討論,省下聚集大家的時間。
因此,沒必要僅僅為了「每週的例行會議」等理由,讓所有人在百忙之中抽出時間集合。
如果例行會議的內容可以在網路上進行,就應該考慮取消這場會議。如此一來,即可確實減少造成焦躁的因素。

不開不必要的會議

4. 租借設備齊全之會議室

來到BA商務中心不用擔心沒有會議室可以使用,不用和客戶約在咖啡廳,也不再因為硬體設備不足而煩惱!
BA商務中心的會議室備有電視螢幕,PPT簡報時可連接電腦做投影用。
備有白板,讓您會議時能輕鬆記下今日會議的目標,使您的會議不再沒重點。
午餐時間也提供合作餐廳的會議便當代訂服務,且另有供應茶水、咖啡、零食小點等。
提供櫃台秘書接待服務,有訪客時提供帶位及茶水等服務。
若有需要使用影印機也可提供付費使用。

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文章參考:https://www.managertoday.com.tw/books/view/58406

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Posted date: 2019/11/14
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